E-Mail und Office-Management

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Basis für unternehmensweites Information Lifecycle Management

Ein Großteil der Kommunikation in und zwischen Unternehmen läuft heute über digitale Wege in Form von E-Mails. Mittlerweile werden Angebote ebenso wie Aufträge oder Beschwerden über E-Mail-Kommunikation abgewickelt. Die Bedeutung der E-Mails ist dabei auch in rechtlicher Hinsicht immer wichtiger geworden und so werden E-Mails heute auch als Beweismittel vor Gericht meist akzeptiert.

 In vielen Unternehmen werden E-Mails noch immer in persönlichen Ordnern der Mitarbeiter gespeichert, die eigentlich zentral für alle Projektbeteiligten zugänglich sein sollten. Ebenso ist eine Löschung von E-Mails aufgrund überlaufender Postfächer oft üblich. Doch was passiert im Falle eines Rechtsstreits, wenn die E-Mail schon gelöscht wurde oder bei Rückfragen des Kunden nicht zeitnah gefunden werden konnte?

Doch nicht nur die E-Mail-Korrespondenz ist von hoher Bedeutung, sondern natürlich auch die oft beigefügten Dokumente aus dem klassischen Office-Umfeld. Zumeist werden diese Dateien noch auf unterschiedlichsten Fileservern vorgehalten. Durch die zunehmende Bedeutung des Wissens im Unternehmen wird es in Zukunft immer wichtig, das vorhandene Know-how schnell zugreifbar und für alle Berechtigten verfügbar zu haben. Auf verschiedenen Fileservern mit meist sehr heterogenen Berechtigungskonzepten und einer nicht einheitlichen Verschlagwortung ist dies meist sehr schwierig bis unmöglich.
 
Komplettlösungen aus dem Hause Océ, die in sinnvollen Schritten im Unternehmen eingeführt werden, ermöglichen den sukzessiven Aufbau einer ganzheitlichen Wissensmanagement-Lösung. Meist beginnt dies mit einfachen E-Mail-Archivlösungen, setzt sich über Dokumenten-Management-Lösungen für Office-Bereiche bis hin zur Abbildung ganzer Geschäftsprozesse mit Hilfe von Workflow-Systemen fort.  

Ihre Vorteile

  • Sichere Verwaltung aller wichtigen E-Mail-Nachrichten

  • Entlastung der Mailsysteme durch Auslagerung von E-Mails entsprechend frei definierbarer Regeln oder aufgrund des Anstoßes durch den Mitarbeiter selbst

  • Zentrale Verwaltung aller Office-Unterlagen in einer Plattform, angefangen bei MS Office-Dateien, über E-Mails bis hin zu gescannten Unterlagen, Audio- oder Videodaten, etc.

  • Zugriffssicherheit auf die Unterlagen durch zentrale Verwaltung reduziert das Risiko unbabsichtigen Löschens oder Nicht-Zugreifbarkeit aufgrund lokaler Ablage

  • Langfristig sichere Verwaltung und Archivierung aller Unterlagen

  • Erzielung von Wettbewerbsvorteilen durch Aufbau einer umfassenden Wissensmanagement-Infrastruktur

  • Sicherheit und Zugriffsschutz von unternehmenskritischen Unterlagen durch weit reichende Rechte- und Rollenverwaltung  
       
       
     

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