Océ Ident Logic

Am richtigen Hebel ansetzen

Der Platzbedarf von analogen Zeichnungsarchiven wächst. Die Kosten für Räumlichkeiten und Lagerung explodieren und der Suchaufwand nach einzelnen Plänen steigt.

Was liegt da näher, als Dokumente zu scannen und als Datei in digitalen Archiven abzulegen. Das spart Platz, senkt die Lager- und Verwurfkosten und der Rechercheaufwand ist am PC verschwindend gering.

Doch um wirklich effizient zu arbeiten, müssen auch Metadaten dieser Dokumente digital erfasst werden. Hierzu zählen zum Beispiel Zeichnungsnummer, Maßstab, Version und Erstelldatum. Mit diesen Angaben wird eine Zeichnung schnell gefunden. Sie erlauben einen ersten Überblick über den Inhalt und helfen, Dokumente richtig zu lesen.

Wie sieht die Erfassung der Metadaten aus?

In der Regel werden die Daten manuell erfasst. Je nach Anzahl der zu übernehmenden Datenfelder und der darin enthaltenen Informationen kann das Übertragen der Daten pro Zeichnung mehrere Minuten in Anspruch nehmen – bei mehreren Tausend, teilweise mehreren Millionen Dokumenten (Papier, Mikrofilm) ein immenser Arbeitsund Zeitaufwand.

Genau hier setzt die Datenerfassungslösung Océ Ident Logic an: Die Software liest die Metadaten aus den Zeichnungslegenden.

...schafft Freiräume

Océ Ident Logic automatisiert einen großen Teil des Erkennungsprozesses. Die hohe Erkennungsqualität der OCR (Optical Character Recognition), die große Lernfähigkeit, die gute Bildaufbereitung und die integrierten Mechanismen zur Datenübergabe helfen, Zeit zu sparen, und schaffen Freiraum für komplexe und anspruchsvolle Tätigkeiten.

Ein besonderer Vorteil: Mit Océ Ident Logic müssen die Zeichnungen nicht mehr vorsortiert werden, denn die Software unterscheidet zwischen unterschiedlichen Legendentypen. Dazu werden vorher einzelne Projekte angelegt, in denen die verschiedenen Legenden und deren zu lesende Felder jeweils definiert sind. Diese Projekte werden dann einfach in den Erkennungsprozess integriert.

…und ist ganz einfach

Die Erfassung der Metadaten erfolgt in mehreren Schritten. Zuerst wird die Bildgröße der Zeichnung und die Position der Legende ermittelt. Anhand von eindeutigen Merkmalen erkennt Océ Ident Logic den Legendentyp und lädt automatisch das passende Projekt. Im Anschluss liest die Software die relevanten Metadaten und optimiert sie mit weiteren Attributoptionen. Für die Ausgabe der Daten verfügt das System über drei Schnittstellenvariationen:

•  Ausgabe der Metadaten in ASCII- bzw. CSV-Dateien

• Ausgabe der Metadaten im neuen Dateinamen der Zeichnungsdatei  

• Ausgabe der Metadaten in einem vordefinierten Script mit Platzhaltern

Effektive Datenerfassung durch Prozessautomatisierung

Océ Ident Logic lernt mit

Die Software erkennt alle Schrifttypen und liest Handblockschrift. Doch so ausgereift die Erkennungstechnologie auch ist: Nicht alle Dokumente lassen sich automatisch einwandfrei verarbeiten. So kann es vorkommen, dass ein Zeichen nicht korrekt erfasst ist oder nicht eindeutig zugeordnet wird. Daher bietet Océ Ident Logic die Möglichkeit einer optischen Qualitätskontrolle mit anschließender Korrektur. Speziell hierfür wurde eine besondere Funktion entwickelt: In einem Eingabefenster werden die fehlenden oder falschen Zeichen geprüft und die korrekten Zeichen manuell festgelegt. Die neu eingegebene Information speichert die Software in einer Zeichendatenbank. So steht sie den folgenden Erkennungsprozessen zur Verfügung und wird bei Bedarf automatisch abgerufen. Mit jedem neuen Eintrag steigt die Erkennungsrate und der Prozess wird schneller.

Perfekt kombiniert

Zeichnung scannen und bearbeiten, Metadaten erkennen, extrahieren und nachbearbeiten: die Schritte zu einem perfekten Leseergebnis. Eine hervorragende Erkennungsrate ist auch abhängig von der Qualität der zu scannenden Zeichnungen und vom Scan- und anschließenden Bildbearbeitungsprozess selbst. Voraussetzung ist, dass Scanner und Bildverarbeitungssoftware optimal in das System passen. Schließlich liefern sie die Eingangsdaten für den anschließenden Leseprozess.

Und genau das gewährleistet die Kombination von Océ Ident Logic mit der Océ TDS 400- bis 800-Serie, den Multifunktionssystemen zum Scannen, Kopieren und Drucken. Mit ihrer patentierten Bildverarbeitung Océ Image Logic® bieten diese Systeme die besten Voraussetzungen für ein überzeugendes Ergebnis. Océ Image Logic scannt und konvertiert Hardcopy-Informationen in ein digitales Format und optimiert die gewonnenen Images für eine perfekte Reproduktion von Text, Fotos und feinen Linien – und das alles automatisch.

Aus den so vorbereiteten Dateien liest und extrahiert Océ Ident Logic die Metadaten. Doch nicht nur das: In Océ Ident Logic sind auch Funktionen zur Bildnachbearbeitung integriert:

• Ausrichten der Zeichnung

• Säubern der Zeichnung

Eine Lösung aus diesen Komponenten ist ein Garant für ein Erkennungsergebnis höchster Qualität.

Auf einen Blick:

• Optische Qualitätskontrolle mit manueller Korrekturmöglichkeit

• Manuell eingegebene Informationen werden in einer Zeichendatenbank gespeichert und stehen anschließend zur Verfügung.

Alles ist möglich

Océ Ident Logic kann an alle Dokumenten-Management- und Archivsysteme angebunden werden. Damit ist sichergestellt, dass die extrahierten Daten weiterverarbeitet oder archiviert werden können.
Neben einer Standardschnittstelle in Form von CSV/ASCII-Dateien verfügt die Software auch über eine Scriptschnittstelle. So können die Daten einfach und schnell in angeschlossene Systeme importiert werden.
Auch eine direkte Kopplung zum Archivsystem Océ Engineering Exec® ist vorhanden.

Océ: Mehr als eine Überlegung wert

Für die manuelle Übernahme der Metadaten sind durchschnittlich drei bis fünf Minuten notwendig, damit werden in acht Stunden 100 bis 150 Zeichnungen verarbeitet.
Océ Ident Logic braucht für die Datenextraktion rund zehn Sekunden und verarbeitet daher 2.880 Zeichnungen in acht Stunden. Ein entscheidender Unterschied!
Rechnet man diese Zahlen hoch, braucht eine Datenerfassungsfachkraft für 50.000 Zeichnungen 330 Tage, Océ Ident Logic dagegen nur 52 Tage.

Neue Maßstäbe:

• Die manuelle Übernahme von Metadaten benötigt ca. drei bis fünf Minuten, d. h. 100 bis 150 Zeichnungen in acht Arbeitsstunden.

• Dagegen ermöglicht Océ Ident Logic 2.880 Zeichnungen in acht Stunden.

Der Wechsel zum digitalen Zeichnungsarchiv

Vom analogen zum digitalen Zeichnungsarchiv

Geringer Zeitbedarf, schnelle Verfügbarkeit der Daten, geringe Anschaffungskosten, geringe Fehlerquote, keine Vorsortierung, einfache Anbindung an Drittsysteme und das Wichtigste: die hohe Qualität des Ergebnisses.
Océ Ident Logic ist die Lösung für Ihren Wechsel vom analogen zum digitalen Zeichnungsarchiv!

Die Vorteile von Ident Logic:

• Geringer Zeitbedarf

• Schnelle Verfügbarkeit der Daten

• Geringe Anschaffungskosten

• Geringe Fehlerquote

• Keine Vorsortierung nötig

• Einfache Anbindung an Drittsysteme

• Hohe Qualität des Ergebnisses