Eingabe

Mehr als Scannen

Inputprozesse sind vielschichtig und betreffen so gut wie alle Abteilungen eines Unternehmens. Sie reichen vom Posteingang bis zur Rechnungserfassung mit automatischer Verbuchung im ERP-System. Speziell in der Verarbeitung beim Eingang von Dokumenten liegt ein erhebliches Potenzial zur Verbesserung der etablierten Prozesse.

Durch die Erfassung aller eingehender Dokumente und elektronischer Informationen werden diese dem IT-Prozessablauf des Unternehmens schnell verfügbar gemacht, sowie konsistent und revisionssicher gehalten. Daraus resultiert eine wesentliche Verkürzung der Antwortzeiten zu Kunden, Partnern, Lieferanten und Mitarbeitern und führt zu einer messbaren Verbesserung der Informationsprozesse. Darüber hinaus müssen in vielen Inputprozessen auch rechtlich relevante Aspekte berücksichtigt werden. Aus diesem Grund werden für Inputprozesse immer häufiger SigG und §17 SigV konforme Signaturanwendungskomponenten zur qualifizierten, elektronischen Signatur (digitale Signatur) benötigt.

Die Océ Input Lösungen sind modular aufgebaut und beinhalten alle notwendigen Hardware- und Softwarekomponenten. In der Zusammenarbeit mit unseren Partnern bieten wir maßgeschneiderte Lösungen für alle Arten von Inputprozessen an.

Ihre Vorteile:

• Anbindung an alle ERP-Systeme
• Spezielle Lösungen für SAP Innvoicing
• Steuerung und Kontrolle über die Océ Workflow Engine
• Mehrstufige OCR Erfassung von Dokumenten
• Verarbeitung von strukturierten und unstrukturierten Dokumenten
• Archivanbindung
• Beachtung von Compliance Richtlinien
• Einbindung in vorhandene Infrastruktur
• Digitale Signatur
• Alles aus einer Hand

Ihr Nutzen:

• Verkürzung der Informationsprozesse

• Kosteneinsparungen durch die Reduzierung manueller Prozesse

• Sicherheit durch Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben

Relevante Produkte:

• Océ PRISMAarchive 

• Océ COSMOS

• Océ PrintKey 
  

Erstellung

Mehr als nur ein Dokument

In der Geschäftswelt von heute geht es darum, den Kunden persönlich auf jeder Kommunikationsebene anzusprechen. Die personalisierte Ansprache ist die beste Möglichkeit, den Kunden gezielt zu informieren. Firmen, die ihre Kommunikation personalisieren, können in ihrer Branche erfahrungsgemäß das größte Wachstum verzeichnen. Océ bietet Lösungen, personalisierte Dokumente effizient zu erstellen und zu produzieren. Das Resultat sind Kosteneinsparungen und zufriedene, informierte Kunden.

Dokumente werden von unterschiedlichsten Eingangsquellen wie zum Beispiel von ERP-Systemen, über Office Anwendungen oder von Hostapplikationen erzeugt. Diese generieren verschiedene Datenformate (strukturiertes XML-Format, Zeilendaten PCL, PostScript…). Diese Daten müssen alle an dieselbe Ausgabe gesendet und oft mit  Zusatzinformationen Ihrer Marketingabteilung für TransPromo-Zwecke angereicht werden. Mit professionellen Tools, werden die Daten verschiedener Eingangsquellen verarbeitet, konvertieret und zusammengeführt. Zur weiteren Kosteneinsparung können die so erzeugten Dokumente anschließend gesammelt und sortiert werden, um sie mit Hilfe von Maillogistik für den Versand zu optimieren.

Sicherheit ist bei der Dokumentenverarbeitung eine der größten Herausforderungen. Mit den Lösungen von Océ werden digital signierte PDFs  oder PDF/A Dokumente erstellt und für den Versand oder der Archivierung zugeführt.

Dokumenten-Workflow mit Océ verbessert den Kundenkontakt, reichert Dokumente mit wichtigen Informationen an und gestaltet den Erstellungsprozess effizienter.

Ihre Vorteile:

• Reduzieren Sie Ihre Erstellungszeit um mehr als 80 %

• Gestalten Sie CI-konforme Dokumente erheblich einfacher

• Leicht lesbare Dokumente erhöhen die Responserate

• personalisierte Dokumente in schwarz/weiß oder in Vollfarbe

• Sicherheit ist ein integraler Bestandteil der Lösung

• Einfach zu verwenden

• Unternehmensweite Lösung

• Unabhängig vom den Ausgabegeräten

• Zeit- und geldsparend

Ihr Nutzen:

• Einsparungen durch höheren Kundenresponse

• Weniger Zeit und Aufwand für das Management der Dokumentenerstellung im Unternehmen

• Hoher ROI  

Relevante Produkte:

Océ PRISMAarchive
Océ PRISMAsatellite for ERP 
GMC PrintNet

Verarbeitung

Ausgabe-Management

Die Kontrolle der Dokumente ist sehr wichtig für die externe Kommunikation Ihres Unternehmens. Sie müssen in der richtigen Form zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sein. Océ hilft, diese komplexen Prozesse zu handhaben und zu optimieren.

Der Zeitdruck in der Produktionskette eines Unternehmens nimmt ständig zu. Dies gilt auch für die Produktion von Dokumenten. Häufig kommen Anfragen zur Änderung der Ausgabe oder eines Jobparameters in allerletzter Minute. Océ Spool-Systeme ermöglichen es Ihnen auch in solchen Fällen, noch kurzfristig Änderungen vorzunehmen. Diese Systeme überwachen Ihre gesamte Produktion, so dass Sie neue Jobklassen definieren, die Reihenfolge der Jobs oder das Ausgabegerät ändern können. Hierbei spielt es keine Rolle, mit welchem ERP-System Sie arbeiten oder ob Sie Aufträge zum Drucken oder in elektronische Systeme wie Datenbanken, E-Mail-Systeme oder Archive senden.

Softwarelösungen von SAP sind ein weltweiter Standard für die Verwaltung von kunden- und auftragsbezogenen Daten. Océ PrintKey ist die perfekte Integration in Ihr SAP-Ausgabe-Management und bindet SAP kompetent in die Dokumenten-Workflow-Lösungen von Océ ein - für den Transaktionsdruck oder den Druck von Originalen aus SAP inkl. der Stücklistenauflösungen.

Mit Océ bringen Sie Ihre Informationen zu Ihren Kunden.

Ihre Vorteile:

• Integration in Ihr ERP-System

• Plattform-unabhängig

• Kontrolle Ihres gesamten Outputs

• Integration verschiedenster Abteilungen für die Druckausgabe

• Vollautomatische Ausgabe von Dokumenten ohne Benutzereingriff

• Kontrolle der Dokumenten-Workflows

• E-Formulare: Beste Gestaltung Ihrer Geschäftsdokumente

• Einfach zu verwenden

• Parallele Verarbeitung

Ihr Nutzen:

• Strukturierte, unabhängige und transparente Prozesse sparen Kosten

• Professioneller Workflow vom Anfang bis zum Ende spart Zeit und Geld 

Relevante Produkte: 

Dokumenten-Workfenflow

Fundamentale Prozesse für die Ausgabe

Prozessoptimierung und Workflow-Steuerung  sind vor allem im ERP-Umfeld bereits seit langem ein fester Bestandteil in vielen Unternehmen. Diese Werkzeuge können ebenfalls sinnvoll im Ausgabemanagement eingesetzt werden. Die Integration von IT-Prozessen ist eine der aktuellsten und zugleich anspruchsvollsten Herausforderungen serviceorientierter Unternehmen. Das Hauptproblem dabei ist eine sukzessive gewachsene Systemarchitektur, die durch zahlreiche separate IT-Initiativen und punktuell verknüpfte Anwendungen gekennzeichnet ist.

Was für die IT im gesamten Unternehmen gilt, das gilt auch für die Dokumentenverarbeitung: einzelne Prozessschritte sollen zu einem effizienten Workflow zusammen geführt werden. Längst ist hier nicht mehr nur von Systemintegration die Rede, in letzter Zeit hat sich auch im Ausgabebereich der Terminus „Serviceorientierung“ (SOA) etabliert. Dahinter verbirgt sich der Gedanke, durch Datenintegration und Workflow-Optimierung die Dienstleistungsqualität zu erhöhen. Das Ziel: Mehr Service für die Mitarbeiter an den Schnittstellen des Unternehmens, vor allem aber mehr Service für die Kunden – durch schnelle und fehlerfreie Auftragsabwicklung, durch zielgruppenspezifische Kommunikation und durch die Anbindung der Auftraggeber in die Dokumenten-Workflows.

Die moderne Workflow-Lösung von Océ bildet dabei das Fundament für alle Ausgabeprozesse, bindet bereits vorhandene Applikationen und Abläufe problemlos ein und reichert diese mit neuen Funktionalitäten an. Daraus ergeben sich viele neue Ansätze und Möglichkeiten für die Optimierung und das Monitoring der Ausgabeprozesse bei gleichzeitiger, zum Teil erheblicher Kostensenkung.

Ihre Vorteile:

• Anbindung an alle ERP-Systeme

• Plattform-unabhängig

• Einbindung vorhandener Applikationen

• Schnelle Anpassung an veränderte Ausgabeanforderungen

• Zusammenführung von ERP-, Host- und Office-Ausgabe

• Kostenkontrolle über den kompletten Ausgabeprozess

• Grafische Abbildung der Ausgabeprozesse

• Einheitliche Verwaltung der Ausgabesysteme

• Parallele Abarbeitung von Ausgabeprozessen

• Skalierbarkeit der kompletten Workflow -Lösung

Ihr Nutzen:

• Zeitersparnis durch extrem hohe Automatisierung

• Investitionsschutz durch Verwendung bestehender Komponenten

• 100 % Verarbeitungssicherheit durch Kontrolle aller Prozessschritte 

Relevante Produkte:

Ausgabe

Das Output-Management von heute ist mehr als nur Drucken.

Das Output-Management ist ein häufig vernachlässigter Aspekt eines ERP-Systems. Doch Unternehmen legen immer mehr Wert darauf, dass präzise und zuverlässige Informationen zum richtigen Zeitpunkt dem richtigen Empfänger zugeleitet werden. Die effiziente und rechtzeitige Zustellung interner und externer Dokumente kann für alle Geschäftsprozesse kritisch werden. Ein gut funktionierendes Output-Management-System trägt dazu bei sicherzustellen, dass Informationen und Dokumente effizient, zuverlässig und medienunabhängig zugeleitet werden.

Organisationen müssen sich für die Ausgabe unternehmenskritischer Dokumente dem Management multipler heterogener Plattformen, unterschiedlicher Betriebssysteme, und einer Vielzahl von Ausgabegeräten wie Druckern, E-Mail- oder Fax-Servern stellen. Dazu kommen die Handhabung und Kontrolle von einer steigenden Flut an Informationen, die somit für die meisten Unternehmen zu einer im gleichen Maße wachsenden Herausforderung wird. Darüber hinaus muss immer mehr auf die Kosten geachtet werden, was Werkzeuge zur Kostenoptimierung und Kostenkontrolle für das Output-Management nahezu unentbehrlich machen.

Das Output-Management bietet viele dokumentenbezogene Optionen. Vielleicht soll der Papierverbrauch zu Gunsten elektronischer Dokumente (Email, Web) eingeschränkt werden. Oder die Ausgabe soll von teueren dezentralen Druckern auf kostengünstige zentrale Großdrucker umgeleitet werden. Die Druckausgabe kann im Unternehmen selbst oder bei einem darauf spezialisierten Partner erfolgen.

Océ Output-Management hilft Ihnen mit individuellen Lösungen für Ihre Dokumentenausgabe. 

Ihre Vorteile:

• Volle Kontrolle über die Ausgabegeräte

• Vorschau bei jedem Verarbeitungsschritt

• Ausgabestatus jederzeit abrufbar

• Ausgabe zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und im richtigen Format

• Ausgabe von Druck-, Fax- und elektronischen Dokumenten

• Einfach zu verwenden

• Volle Kostenkontrolle

Ihr Nutzen:

• Einsparungen durch Kontrolle der Ausgabekanäle

• Flexibles Output-Management

• Abbau der Arbeitsbelastung  

Relevante Produkte: